Como reduzir custos de impressão em escritório: estratégias práticas

Os custos de impressão em um escritório vão muito além do preço da impressora. Papel, tinta ou toner, energia, manutenção, peças, desperdícios e paradas também entram na conta e podem pesar bastante quando o volume mensal é alto.

A boa notícia é que muitas economias dependem mais de configuração e gestão do que de trocar imediatamente de equipamento. Ativar a impressão frente e verso, controlar o uso de cor, reduzir páginas descartadas e comparar o custo por página são medidas simples, mas eficazes. O resultado depende do perfil de uso, do modelo da impressora e dos preços praticados no Brasil.

Comece medindo o consumo do escritório

Antes de alterar configurações ou comprar uma nova impressora, descubra onde o dinheiro está sendo gasto. Sem essa visão, é fácil economizar papel e continuar pagando caro por suprimentos, ou escolher um equipamento barato com manutenção dispendiosa.

Faça um levantamento de:

• volume mensal de páginas por impressora ou equipe;
• proporção entre impressões coloridas e em preto e branco;
• gastos com papel, cartuchos, toners e peças;
• quantidade de páginas descartadas por erro, duplicidade ou abandono;
• frequência de atolamentos e chamados técnicos;
• trabalhos recorrentes ou excepcionalmente grandes;
• custos de contratos de manutenção e terceirização.

Quando o equipamento, o driver, o servidor de impressão ou o software de gestão oferecer esse recurso, use relatórios para separar páginas monocromáticas e coloridas. Nem toda impressora disponibiliza as mesmas métricas, portanto os dados devem ser conferidos de acordo com o modelo utilizado.

Configure a impressão frente e verso

A impressão duplex pode reduzir significativamente o consumo de papel em documentos adequados, já que duas páginas passam a ocupar uma única folha. O recurso é especialmente útil para relatórios internos, atas, materiais de consulta e documentos que não precisam ser apresentados em uma face por folha.

Para aproveitar melhor a função:

1. Configure a impressão frente e verso como padrão no computador ou no servidor de impressão.
2. Confirme se o equipamento possui duplex automático. Em alguns modelos, o procedimento é manual.
3. Faça um teste para verificar orientação, margens e posição da encadernação.
4. Mantenha a impressão em uma face para documentos que exigem esse formato ou cuja leitura seja prejudicada pelo verso.

A disponibilidade e o nome da função variam conforme o modelo e o driver. A ENERGY STAR inclui o duplex entre os recursos de eficiência de equipamentos de imagem.

Use o modo econômico nos documentos certos

Rascunhos, provas internas e textos para revisão nem sempre precisam da mesma qualidade de um documento enviado a um cliente. Nesses casos, selecione no driver opções como “rascunho”, “econômico” ou “economia de toner”, quando disponíveis.

A configuração pode diminuir a densidade da impressão ou utilizar menos tinta, mas não deve ser aplicada indiscriminadamente. Gráficos, imagens, códigos, contratos e documentos externos podem perder legibilidade ou aparência profissional.

O ideal é testar o resultado em cada modelo e definir uma política simples: qualidade econômica para circulação interna e qualidade normal ou superior apenas quando houver necessidade. Não presuma uma porcentagem fixa de economia, pois o resultado depende do equipamento, do documento e do consumível.

Deixe o preto e branco como padrão

A impressão colorida tende a exigir mais consumíveis e pode elevar o custo por página. Por isso, documentos administrativos, comunicados internos e textos comuns devem sair em preto e branco por padrão, mantendo a cor disponível para apresentações, gráficos e materiais que realmente dependam dela.

A alteração pode ser feita no aplicativo, no driver ou na fila de impressão, dependendo da infraestrutura do escritório. Antes de aplicar a regra a todos os usuários, verifique se há formulários, relatórios ou documentos corporativos que precisam de cor para serem interpretados corretamente.

Também vale revisar o próprio arquivo. Um gráfico com elementos coloridos desnecessários, por exemplo, pode ser simplificado antes do envio à impressora. A Microsoft oferece orientações gerais sobre impressão em preto e branco.

Reduza páginas impressas por engano

Uma parcela relevante do desperdício vem de trabalhos enviados sem revisão. Páginas em branco, cópias duplicadas, destinatários errados e documentos abandonados na bandeja consomem papel e suprimentos sem gerar valor.

Adote uma rotina de conferência antes de imprimir:

• use a visualização de impressão;
• confira a quantidade de páginas e cópias;
• selecione apenas as páginas necessárias;
• revise escala, orientação e margens;
• confirme o destinatário antes de enviar trabalhos extensos;
• prefira o compartilhamento digital para documentos internos, quando as políticas de segurança e retenção permitirem.

Em ambientes com muitos usuários, a impressão segura com PIN, cartão ou liberação no próprio equipamento pode ajudar a evitar trabalhos esquecidos. Essa função depende da impressora e da infraestrutura instalada.

Compare o custo por página, não só o preço do cartucho

O cartucho ou toner mais barato nem sempre é a opção de menor custo. A comparação deve considerar o preço efetivamente pago e o rendimento declarado para aquele equipamento.

Uma conta inicial pode ser feita assim:

Custo estimado do suprimento por página = preço do consumível ÷ rendimento declarado aplicável

Para chegar a uma estimativa mais útil, acrescente o papel:

Custo direto estimado por página = suprimento por página + custo do papel por página

Esses números ainda não incluem energia, manutenção, peças, perdas e aquisição do equipamento. Portanto, não devem ser apresentados como custo total ou custo real sem deixar claras as premissas.

O rendimento informado pelo fabricante é uma estimativa baseada em métodos de teste. A cobertura do documento, a frequência de uso, as configurações e as condições do escritório podem fazer o resultado variar. A HP explica os fatores que influenciam o rendimento de páginas, enquanto a ISO apresenta padrões aplicáveis à medição de rendimento de cartuchos.

Escolha a impressora pelo custo total de propriedade

Trocar de equipamento pode fazer sentido, mas a decisão deve considerar o uso real do escritório. O menor preço de compra não garante a menor despesa ao longo do tempo.

Compare os modelos com base em:

• volume mensal previsto e volume recomendado pelo fabricante;
• preço e rendimento de cartuchos, toners ou recargas;
• proporção de páginas coloridas e monocromáticas;
• disponibilidade de impressão frente e verso;
• consumo de energia e comportamento em modo de espera;
• capacidade de papel e velocidade adequada à demanda;
• custo e disponibilidade de peças e assistência técnica;
• compatibilidade com os sistemas utilizados pela empresa;
• preço de contratos de manutenção e serviços.

Jato de tinta, laser e modelos com tanque de tinta podem atender a perfis diferentes. Não existe uma tecnologia universalmente mais barata: o resultado depende do volume, da quantidade de cor, dos consumíveis, da manutenção e dos preços locais.

Modelos com tanque de tinta podem apresentar baixo custo de recarga em determinadas condições, mas é preciso incluir o investimento inicial, o volume de impressão, o rendimento declarado e as necessidades de manutenção. Resultados promocionais não devem ser extrapolados para qualquer escritório.

Avalie suprimentos compatíveis com cuidado

Cartuchos e toners originais, compatíveis ou recondicionados devem ser comparados por mais do que o preço. Considere rendimento, qualidade, garantia, política de troca, procedência e suporte oferecido para o modelo específico.

Antes da compra, verifique:

• o código exato do consumível;
• a compatibilidade com o modelo da impressora;
• a reputação do fornecedor;
• a existência de nota fiscal;
• as condições de troca e garantia;
• a disponibilidade de suporte no Brasil.

Produtos incompatíveis ou de procedência incerta podem causar falhas de reconhecimento, vazamentos e problemas de qualidade. Também não é correto afirmar que qualquer suprimento não original cancela automaticamente toda a garantia: as condições dependem do fabricante, do produto, do país e da causa do defeito. Consulte os termos aplicáveis antes de tomar uma decisão.

Faça manutenção preventiva

A manutenção preventiva ajuda a reduzir atolamentos, páginas inutilizadas, falhas recorrentes e períodos de indisponibilidade. Ela também pode evitar que um problema pequeno se transforme em uma intervenção mais cara.

Siga as instruções do manual do modelo e:

• use papel adequado e armazenado em condições apropriadas;
• remova atolamentos conforme a orientação do fabricante;
• não force peças nem toque em componentes quentes ou sensíveis;
• substitua itens de manutenção quando o equipamento indicar ou quando a documentação recomendar;
• mantenha drivers e firmware de acordo com a política de TI;
• procure assistência autorizada diante de falhas recorrentes.

Os procedimentos variam bastante entre impressoras. Para instruções específicas, consulte o suporte da HP, o suporte da Epson Brasil ou o suporte da Brother Brasil.

Controle energia e instalação

Impressoras consomem energia durante a operação e também podem consumir em estados de espera. O gasto varia conforme o modelo, a tecnologia e a configuração. Por isso, compare os dados de consumo ao escolher um equipamento e evite manter impressoras desnecessariamente ligadas quando a política e a rotina do escritório permitirem desligá-las.

No Brasil, confira também a tensão indicada na etiqueta e no manual antes da instalação. A tensão da rede varia conforme a localidade e a instalação elétrica; não presuma que qualquer impressora seja compatível com toda tomada.

Equipamentos de imagem com recursos de eficiência podem ser comparados em referências como a ENERGY STAR, mas os dados devem ser conferidos para a categoria e o modelo relevantes.

Dê a destinação correta a cartuchos e equipamentos

Cartuchos, toners e impressoras não devem ser descartados automaticamente no lixo comum. Procure programas de logística reversa do fabricante, pontos de coleta ou orientações do município.

A Política Nacional de Resíduos Sólidos prevê mecanismos de logística reversa para produtos eletroeletrônicos e seus componentes. Consulte a Lei nº 12.305/2010 no Planalto e as orientações do SINIR sobre logística reversa.

Além de reduzir o impacto ambiental, um processo de descarte organizado ajuda a empresa a manter registros e cumprir suas próprias políticas de sustentabilidade.

Erros que aumentam o custo de impressão

Algumas decisões parecem econômicas, mas podem gerar desperdício ou problemas:

1. Escolher apenas pelo preço de compra: o custo de suprimentos, manutenção e assistência pode superar a economia inicial.
2. Tratar o rendimento da embalagem como garantia: o número é uma estimativa de teste e pode variar no uso real.
3. Ativar a economia de toner para tudo: a qualidade pode ficar inadequada para gráficos, imagens ou documentos externos.
4. Ativar o duplex sem testar: orientação, margens e formato podem prejudicar a leitura.
5. Forçar o preto e branco em qualquer situação: alguns documentos dependem da cor para serem compreendidos.
6. Comprar consumível sem confirmar o código: produtos visualmente semelhantes podem não ser compatíveis.
7. Ignorar papel e manutenção: atolamentos e falhas elevam o desperdício e o tempo parado.
8. Prometer uma porcentagem fixa de economia: o resultado depende de modelo, preço, volume e configuração.
9. Descartar cartuchos no lixo comum: prefira canais de logística reversa.

Um plano simples para reduzir gastos

Para colocar as medidas em prática, o escritório pode seguir esta sequência:

1. Medir o volume mensal e separar impressões coloridas e monocromáticas, quando possível.
2. Calcular o gasto estimado com suprimentos e papel por página.
3. Ativar duplex para documentos adequados.
4. Definir preto e branco e modo econômico como padrões para trabalhos internos.
5. Criar uma rotina de revisão antes de imprimir.
6. Acompanhar páginas descartadas, atolamentos e chamados técnicos.
7. Comparar o custo total dos equipamentos antes de substituí-los.
8. Revisar os resultados depois de um período definido e ajustar as regras.

A economia mais consistente costuma vir da combinação dessas medidas. Em vez de procurar uma única configuração milagrosa, a empresa deve identificar seu perfil de impressão, acompanhar os números e aplicar regras que não prejudiquem a qualidade nem as exigências de cada documento.